Бюджет корпоративного мероприятия. Как рассчитать расходы?

Не следует экономить на корпоративных мероприятиях, сокращая их или сводя к обычным посиделкам в офисе, так как это может привести к снижению лояльности и вовлеченности сотрудников в рабочий процесс. В данной статье мы рассмотрим, как можно оптимизировать расходы на праздники и что следует учитывать при составлении бюджета.

Основные статьи расходов, такие как аренда площадки, питание, напитки и развлекательная программа, забирают до 90% выделенных средств. Поэтому экономия на них может быть наиболее значимой. Например, замена хорошего фотографа на менее квалифицированного или отказ от печатных праздничных приглашений принесет лишь незначительную экономию, но может негативно сказаться на общем впечатлении от мероприятия. Лучше вложиться в детали, при этом пытаясь оптимизировать основные расходы.

Проведение корпоративных мероприятий в непраздничные дни или в менее популярные даты также может помочь сэкономить. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или в январе, когда стоимость аренды и услуг артистов может быть значительно ниже. Это также дает больше возможностей выбора места и развлекательной программы.

Выбор формата подачи еды также влияет на бюджет. Фуршет обычно дешевле, чем банкет, и может сэкономить до 30%. Кроме того, возможно экономия на алкоголе, если его принести с собой, а не заказывать в заведении.

Безалкогольные мероприятия, такие как фестивали, квесты или спартакиады, могут обойтись дешевле и при этом лучше вовлечь сотрудников.

«Чужие» мероприятия, такие как посещение театра или цирка, также могут быть более доступными по цене, особенно если компания выкупает целый зал или проводит мероприятие в развлекательных центрах.

Использование скидок от подрядчиков также может сэкономить средства при заказе большого количества услуг или товаров.

Давайте сделаем вывод, что мы будем делать для снижения расходов на корпоратив:

• Планирование количества участников и бюджета мероприятия.
• Уточнение цен у подрядчиков.
• Запрос прайс-листов у агентств.
• Составление подробной сметы.
• Защита бюджета перед руководством.